“每年85万张的纸质会计凭证，不仅造成了极大的成本浪费，也违背了企业履行‘双碳’的职责。”北控水务集团有限公司（简称“北控水务”）财金资源中心负责人李建林如是说。
作为北京控股有限公司旗下水务旗舰企业，北控水务专注于供水、污水处理等核心业务，集产业投资、设计、建设、运营、技术服务与资本运作于一体。截至去年底，公司拥有水厂及乡镇污水处理设施座，水环境综合治理项目30余个，流域综合治理面积超过平方公里，是水务环保行业名副其实的领军企业。
面对如此庞大的组织规模，为突破原有业务和管理瓶颈，年以来北控水务以“增值税电子发票电子化报销、入账、归档”试点项目为契机，谱写了企业财务数字化升级的新篇章。这不仅在行业内形成了广泛的示范效应，也为自身的数字化转型增添了厚重的筹码。
探索行业电子档案管理新路径
作为企业数字化转型的根基和最后一公里，电子档案管理系统势在必行。正如李建林所言，在发票管理和归档方面，北控水务每年85万张的纸质凭证输出，不仅造成了极大的成本浪费，也违背了企业履行“双碳”的职责。
(图为财金资源中心负责人李建林)
痛点还不仅仅是这些。由各种系统形成的海量会计资料不能自动归档，且占用空间巨大，人工装册归档的工作量和管理成本逐年提升；纸质档案无法满足审计人员的搜索、查询和调阅，在使用后重新归档，也造成了大量的重复性工作。
在国有企业守住税务安全“红线”的大背景下，北控水务从原有的纸质发票过渡到“电子发票”管理的过程中，“纸电并存”的现象大大增加了管理难度。如何提升企业电子发票管理的水平和效率，是目前北控水务亟需解决的难题。
为顺应国家数字化发展战略，积极为“双碳”目标贡献力量，北控水务以电子发票电子化报销、入账、归档试点项目为契机，结合企业在电子发票归档管理的需求现状构建了电子档案管理系统。不仅实现了电子发票的全生命周期管理，而且加快了企业财务数字化升级和智能化改革的进程。
众所周知，企业数字化转型，供应商的能力和服务的可持续性至关重要。李建林说：“在水务行业电子归档方面，已知的模式是不清晰的。特别是针对几百家下属企业集中管控，解决项目进程中不可预知的风险，打造财务数字化转型的整体解决方案，在这些方面供应商需要具备突出的能力。作为国内最有影响力的云服务商，用友可以精准把握企业痛点、实时研判风险，以专深的行业解决方案引领电子档案发展。与北控水务的强强联合势必将创造出电子档案行业化的最佳实践，为行业树立转型升级的风向标。”
结合北控水务在电子档案方面的诉求，双方决定以集团总部为试点，率先展开电子发票电子化报销、入账、归档的实施。项目于年底开始，在年3月前完成了咨询规划、蓝图设计、既往数据的整理等工作，并于9月实现系统的测试、上线和初验。
目前，借助用友电子档案管理系统，北控水务可以实现会计相关档案的电子化归档操作。其他类别会计资料也可通过相关设置直接导入档案系统，整理完成后归档。在档案查询方面，系统支持对会计凭证、账簿、报表、其他会计资料的信息检索，支持业务人员采用不同的查询条件。而在档案借阅方案，系统也设置了相应的审批流程。
对于任何一家企业来说，数字化项目并非是一帆风顺的，北控水务也不例外。尤其是在系统上线前期，多种票据类型的交错导致数据信息不能被有效提取。因此，双方项目人员精细化梳理业务流程、找准关键信息，努力寻求最佳解决方案。
再比如在项目验收的过程中，由于没有可借鉴的行业先例，双方项目团队进行多次沟通商讨，细致研究相关法规和四部委的要求，将验收标准进行了反复的梳理，最终完成了系统的交付。
面对国家对于电子档案的政策支持和大势所趋,北控水务抢占数字化风口，为企业的注入发展新动能。那么，电子档案系统到底为他们带来了哪些管理价值和业务创新呢？
首先，借助于电子档案系统，北控水务优化了发票采集、报销、入账、归档的全流程管理，实现了从数据产生到数据归档的数字化闭环，为财务共享中心提供了基础保障。
其次，北控水务颠覆了传统审计模式，为集团内部审计和第三方审计提供了在线化的平台，奠定了全量审计的数据基础。
第三，电子档案系统大幅提高企业的无纸化办公水平，有效降低纸张耗用、打印耗材和长期保管费用。经测算，仅集团总部每年可降低2万多元的综合档案耗材支出。若推广到全集团上下几百家分子公司，将带来巨大的经济效益。
目前，北控水务在电子发票电子化报销、入账、存档方面有效降低了40%的工作量，原有耗时几天的纸质单据审核归档，现在只需要几小时就可以完成。而档案检索和调阅仅仅需要两分钟，提高了档案利用效率近60倍。
李建林表示，用友电子档案系统全面满足了企业在电子发票采集、电子化报销、入账、归档，以及电子档案的鉴定、整理、存储和利用等多种需求，让公司的财务数字化转型再上一个新台阶！
如果说北控水务以试点为契机，将财务无纸化管理闭环、降低能耗、绿色发展落到实处，那么他们作为水务行业的领头羊，在电子档案的深入探索和研究，将为北京市乃至全国的水务企业提供值得借鉴的行业经验，发挥出北控水务在试点项目中的先锋示范作用。
以财务数字化为矛，驱动企业全面数字化升级
近年来，随着企业规模的不断扩张和数字化转型的逐步深入，北控水务以业务战略为基点，以提升业务能力为目标，以财务共享服务中心为依托，从顶层规划、组织协同、人才保障、流程设计和成果交付等方面持续推进财务数字化转型，全力打造专业化、智能化的服务型财务组织。
李建林表示，北控水务现有水厂千余家，财务人员接近人。在这样庞大的组织规模下，企业的管理难度大幅提升，传统的财务管理已经不能满足业务发展的需要。为此，北控水务以财务数字化为矛，开展了“数字双胞胎”计划。围绕着业财一体化建设，他们从财务管理的过程中发现问题，找到问题根源，进而反推业务断点，实现业务全流程的畅通和数字化管理，摸索数字化转型的路径和方法。
作为国内最具竞争力的企业云服务商，北控水务与用友展开全方位的合作，通过费控系统实现企业报账移动化操作，通过进销项发票管理打通业财税一体化，通过电子档案完成电子发票的电子化归档。这一系列的工作构成了财务数字化转型的重要基础设施，为公司整体数字化升级奠定基础。
“用友成熟的咨询方案和最终落地的场景化服务最大化保证了项目的顺利进行。从友报账企业费控SaaS平台开始试点，到OCR智能识别应用的上线，到税务云平台实现进销项发票管理，再到用友电子档案系统打造业财税档一体化，从点到面，由浅入深，在用友的协助下，北控水务构建了全方位、立体化的财务数字化商业模型，为行业共享转型的最佳实践。”李建林说。
(用友电子会计档案单套制管理)
作为第五大生产要素，数据的重要性已经不言而喻。通过实施电子档案系统，北控水务不仅要完成管理质量和效率的双提升，更要实现财务数据的价值创造，让它们转变为企业的核心资产。
现在，北控水务的管理者可实时掌握业务状况，实时找到辅助决策的关键信息，提升了管理的精细化水平。同时，结合财务的开票信息，管理者可及时获取供应商和客户数据，甄别核心产品和原材料的具体信息，实现成本的优化管理。此外，通过税务云、电子发票和采购系统的打通，让北控水务找到了最佳订货点，落实降本增效。
探索无尽前沿
企业数字化转型，探索无尽的前沿。
伴随着北控水务财务组织架构的调整，在构建水务行业首个财务共享服务中心、首个全面预算管理的形势下，他们将以“财务共享”为引擎，做专做精财务共享服务模式，持续倒逼业务系统的升级改造，在实现业财一体化融合的同时，为企业整体的数字化转型谋定方向，疏通障碍，最终赋能企业高质量、高效率发展。
具体到电子发票归档管理方面，北控水务将进一步完善银行回单归档流程，实现多家银行回单与收付款单、凭证自动匹配并归档。同时，计划将更多的业务系统单据纳入到整体会计档案规划中，最终实现业财税全流程电子化归档。此外，企业将扩大电子档案应用的组织范围，延伸至更多的分子公司，从而进一步体现电子发票电子化报销入账归档带来的价值。
然而，电子档案管理系统作为企业的大数据中心，其优势不仅体现在信息共享协同，更重要的是以数据为抓手，为未来的供应商优化、业务的合规性管理和风险预测等提供量化的参考依据。
由此可见，北控水务将持续创新标准化、体系化、流程化的财务管理模式，构建完善的会计档案信息共享平台，挖掘数据的增值服务价值，在行业内做出标杆性的动作和示范！